قابلیت‌های کلیدی چابکی در سازمان

 

مؤسسات وسازمان هاي چابك نگران و دلواپس تغيير، عدم‌اطمينان و عدم‌پيش‌بيني در محيط كسب و كار خود هستند. بنابراين، اين مؤسسات براي رسيدگي به تغيير، عدم‌اطمينان و عدم‌قابليت پيش‌بيني در محيط كاري خود به شماري از قابليتهاي متمايز نيازمند هستند (شهائی و رجب زاده، 1384). اين قابليت­ها شامل چهار عنصر اصلي مي‌شوند كه به عنوان مبناي حفظ و توسعه چابكي به شمار مي‌روند:

1- واكنش‌پذيري؛ به توانايي تشخيص تغييرات و واكنش سريع و بهره جویی از آنها اشاره دارد.

2- شايستگي؛ بر توانايي كسب اهداف و مقاصد سازمان دلالت مي‌کند.

3- انعطاف‌پذيري و قابليت سازگاري؛ توانايي براي جريان دادن به فرآيندهاي مختلف و كسب اهداف مختلف با استفاده از تسهيلات يكسان است.

4- سرعت؛ توانايي انجام فعاليت‌ها در كمترين زمان ممكن (مك گوفي[1]، 1999؛ هيلو[2]، 2004؛ ماكوالاي[3]، 1996).Raschke , 2010)).

اگر سازماني به دنبال چابكي است، مي‌بايست اين توانايي‌ها و قابليت‌ها را مدنظر داشته باشد. كسب چابكي به قابليت واكنش‌پذيري نسبت به استراتژي‌ها، فناوري‌ها، كاركنان، فرآيندها و تسهيلات كاري نیز نيازمند است. البته، مقصود در اینجا، توجّه صرف بر این قابلیت‌ها و چشم پوشی از سایر گزینه‌ها نیست و ممکن است مؤلفه‌های دیگری نیز همچون كارتيمي،‌ مشاركت،کیفیت و هزینه هم برای سازمان یا شرکت جزء قابلیت‌های چابکی محسوب شوند.

 

        4.3.2. مؤلفه‌های شکل گیری تولید چابک

 

براي ايجاد توليد چابك در سطح شركت يا سازمان، لازم است كه در زمينه ساختار سازماني، كاركنان يا نيروي انساني، تكنولوژي، فناوري اطلاعات، و نهايتاَ نوآوري و خلاقيت اقدامات مناسبي انجام شود. 1. ساختار سازمان: لازم است ساختار سازمان انعطاف پذیر و پويا باشد. در ارتباط با حوزه سازمان، اقدامات زیر قابل انجام است: تشکیل شراکت با سایر سازمآنها، بهبود انعطاف­پذیری از طریق تمرکز زدایی و اتخاذ ساختارهای منعطف، و ترویج فرهنگ تحول و نوگرایی. 2. كاركنان: در سازمان چابک که با تغییرات مستمر محیطی روبرو است توانایی و انعطاف پذیری نيروي انساني نقش مهمي‌را ایفا مي‌نماید. در این رابطه، انجام اقداماتي نظیر: تمرکز بر فعالیت‌های گروهی و فرهنگ مشارکت، تفویض اختیار به پرسنل سازمان، تکیه بر آموزش به عنوان ابزار مهم توان‌افزايي، تربیت و آمورش پرسنل در مهارت‌های مختلف، برای این توانایی و انعطاف­پذیری نیروی انسانی ضروری است. 3. تکنولوژی: یک سیستم تولیدي چابک، توانایی مقابله با تغییرات غير منتظره و پیش بینی نشده را دارد. این تغییرات مي‌تواند در الگو يا مدل محصولات يا نحوه ارائه خدمات باشد. از این‌رو، سیستم تولید چابک باید قابلیت تولید محصولات جدید را داشته باشد. در اين راستا، چنين اقداماتي حائز اهمیت هستند: سرمایه‌گذاری روی تکنولوژی‌های سخت افزاری مناسب و مدرن، استفاده از سیستم‌های انعطاف پذیر تولید به منظور انطباق با تغییرات در ترکیب و نوع سفارشات، بکارگیری سیستم‌های انعطاف‌پذیر پشتیبان تولید به منظور انطباق با شرایط متغیر سفارشات، پی‌ریزی و تشكيل یک سیستم تولید مجازی. 4. فناوري اطلاعات: یکی از تفاوت‌هاي سيستم‌هاي چابک با سایر سیستم‌ها، بالا بودن محتوای اطلاعاتی در سيستم چابك مي‌باشد. به‌علاوه، حجم اطلاعات مبادله شده بین شرکت‌های همکار بسيار بالا مي‌باشد و لزوم حفاظت از اطلاعات کلیدی هر سازمان را نمایان­تر مي‌سازد. بنابراین، سازمآنهای چابک، نیازمند سیستم‌های اطلاعاتی و ارتباطاتی پیشرفته و انعطاف پذیری بوده که هم جریان روان و مطمئن اطلاعات را با توجه به مشکلات تضمین کرده و هم قابلیت انطباق با شرایط متغیر را داشته باشند. این کار می­تواند با استفاده از استانداردها و پروتکل‌های مناسب در مبادله اطلاعات ميان سازمانی، استفاده از سیستم‌ها و فناوري‌هاي اطلاعاتی و ارتباطی مدرن در جهت ایجاد ارتباط مناسب و بهنگام در بین سازمآنهای همکار و شريك، و یکپارچه­سازی اجزای پراکنده شامل مشتریان، تأمین کنندگان و همکاران در قالب سازمآنهای مجازی صورت گیرد. 5. نوآوری و خلاقیت: یک سازمان چابک به جای فروش محصول تولیدی باید راه حل‌های خود را به مشتریان عرضه کند. در واقع، هدف نهایی تولید چابک، تحقق واقعی مفهوم سفارشی‌سازی و برآوردن نیازهای ویژه و متنوع تک تک مشتریان مي‌باشد. در اين راستا، چنين اقداماتي گره گشا هستند: بسترسازي و ایجاد فرهنگ تفکر و نواندیشی در سازمان، سرمایه گذاری و تقدیر از ایده‌های نو و جديد، ایجاد مکانیسم ارتباط نزدیک با مشتریان و گردآوری مداوم نظرات انان، و ایجاد بستر سخت افرازی لازم جهت پشتیبانی از مفهوم سفارشی سازی (به نقل از فتحيان و همكاران، 1385). (Nembhard & Qin , 2010)    (Lin & Desouza & Roy , 2010)

از درون مجلات معتبر مي­توان معيارهاي چابكي را كه پژوهشگران مورد بررسي قرار داده­اند، مطابق جدول 2-6 نشان داد. بسياري از نويسندگان ملاك‌هاي مديريتي را براي دستيابي به چابكي سازماني مهم عنوان كرده اند. هرچند برخي ديگر ملاك­هاي مديريت و تكنولوژي را موثر بر توليد چابك قلمداد كرده اند.

جدول 6.2. معيارهاي بيست گانه توليد چابك

معيارها روشها و تكنيكهاي پيشنهادي
ساختار سازماني كاهش لايه‌ها يا سطوح سازماني، ‌ايجاد تيم‌هاي ميان فعاليتي و مديريت آنها
تفويض اختيار آموزش و پرورش تيمها براي خودگردان شدن و توانمندي براي عدم مخالفت با چابكي، تعريف واضح اختيارات و مسئوليتها.
راه اندازي توليد ضايعات اندك و اثاثيه، و ديگر تسهيلات توليدي قابل طراحي مجدد و تاشو
وضعيت كاركنان اهميت قائل شدن به آموزش كامپيوتري، محدوديت زدايي از روشهاي آموزش يا كارورزي، ‌ايجاد محيط انگيزشي براي يادگيري، گردش شغلي.
مشاركت كاركنان نظام پيشنهادات، برنامه‌هاي دواير كيفيت، بسترسازي مشاركت كاركنان در فرايند تصميم گيري
ماهيت مديريت آموزش مديران پيرامون واكنش‌پذيري نسبت به كاركنان وارزشهاي زندگي(به جاي توجه صرفاً بر سود)، شفاف سازي از طريق تشريك اطلاعات، جلسه با كاركنان.
پذيرش پاسخ مشتري بسترسازي جهت دريافت واكنش مشتري به محصولات و خدمات عرضه شده، استفاده ازنمودار علت و معلول براي ثبت پاسخ مشتريان؛ و طراحي و تدوين سيستم اطلاعاتي براي ايجاد اطلاعات درستي از پاسخ مشتري در زمان مناسب و به فرد مناسب در جهت انجام تغييرات ضروري.
چرخه عمر محصول طراحي محصولي با حداقل قيمت، حمل با كمترين زمان به بازار و داراي قابليت اطمينان و نگهداري بالا.
دوره خدمت- محصول طراحي شیوه جابجايي محصولات بدون بازگشت زمان و عملكرد به حالت اوليه.
بهبود طراحي در نظر گرفتن طراحي بعنوان فعاليت مستمر،‌استفاده از تكنولوژيهاي جديد طراحي،‌مهندسي همزمان.
روش توليد انتخاب فرايندهاي نوآورانه و تكنولوژيهاي واقعي، بكارگيري مفاهيم توليد انعطاف‌پذير، نصب تسهيلات اطلاعاتي يكپارچه، پشتيباني خودكار و بازرسي صد در صد.
برنامه ريزي توليد برنامه ريزي كوتاه مدت براي اتخاذ تصميمات سريع
سيستم‌هاي هزينه و حسابداري انتخاب رويكرد هزينه يابي بر مبناي فعاليت بدون اثرگذاري بر الزامات قانوني.
اتوماسيون بيشترين اولويت به انعطاف‌پذيري داده مي شود؛ گزينش آن تسهيلات توليدي كه از لحاظ الكترونيكي مي توان برنامه نويسي كرد.
ادغام فناوري اطلاعات كارهايي كه نتوان از طريق كاغذ يا به صورت فيزيكي پشتيباني كرد حذف شده و با فناوري اطلاعات ادغام مي شوند؛ استفاده از ابزارهاي ارتباطي چندگانه شديداَ توصيه مي شود.
تغيير فرايندهاي كاري و فني بكارگيري مفاهيم مهندسي مجدد فرايندهاي كسب و كاري، طراحي راه اندازي توأم با پيش بيني تغييرات و اصلاحات در يك حيطه زماني سريع و انمي.
مديريت زمان اطلاعات در زمان مناسب به تيم‌ها اعلام مي شود تا كيفيت حمل به موقع افزايش پيدا كند؛ استفاده از مضامين كاربرد مجدد طراحي‌ها براي كاهش زمآنهاي انتظار توليد، طراحي و بازاريابي.
وضعيت كيفيت طراحي محصولات؛ فرايندها و خدمات بگونه اي كه توأم با حفظ نوآوري، درجه بالايي از كيفيت و خشنودي مشتري را به همراه داشته باشند.
وضعيت بهره وري استفاده از مفاهيم كليت يا جمع گرايي در راستاي نيل به بهره وري
برون سپاري انتخاب تأمين كنندگان و طراحي زنجيره تأمين به منظور ارئه محصولات و ماركهاي جديد،‌عدم انعقاد قرارداد يا مقاطعه با آنهايي كه تكنولوژيها و فرايندهايي را ندارند.

منبع: جعفرنژاد و شهایی، 1386

گواناساکارن (1999) براي توليد چابك،‌ چهار وجه اساسي را تحت عناوين استراتژی، تكنولوژی، سیستم­ها، و نیروی انسانی در نظر مي­گيرد (Gunasekaran A. , 1999).

1- استراتژی‌ها: در جهت اجرای الگوی چابک، استراتژی‌های مختلفی مطرح است که عبارتند از:

الف) مدیریت زنجیره عرضه كه در این زمینه، تحقیقات روی انواع آسیب پذیری زنجیره‌های عرضه، چابكي زنجيره و مدیریت آن و هزینه‌های موجودی در طول زنجیره عرضه متمرکز است.

ب) مهندسی همزمان كه در اجرای این شیوه، تغییرات مکرر طراحي کاهش یافته و به یک روش طراحي سیستماتیک طراحی همزمان محصول و فرآیندهای تولیدی منجر مي‌گردد.

2- تکنولوژی­ها: سیستم تولیدی چابک نیازمند فراهم شدن سخت افزارها و نرم افزارها مناسبی است که امکان تغییرات آرایش سریع سیستم تولیدی از تولید یک محصول به محصول دیگر را فراهم کند.

3- سیستم‌ها: سیستم تولید چابک باید قادر به ارزیابی سریع فرآیند طراحی محصول از نظر فرآیندهای تولیدی مورد نیاز ، زمآنهای تولید و هزینه‌های مربوطه مي‌باشد به طوری که بتوان تغییرات طراحی و فعالیت‌های بدون ارزش افزوده را به حداقل رساند.

4- نیروی‌انسانی: یکی از مسائل مطرح در حرکت به سمت چابكي سازماني، چگونگی مدیریت و ایجاد انگیزش در نیروی انسانی است. مشکل ترین قسمت در تحقق هدف مدیریت چابک، تغییر ساختاری و سازماندهی نبوده بلکه تغییر در فرهنگ و شیوه اعمال مدیریت است. (Lin & Desouza & Roy , 2010)     (Baskerville & Pries-Heje & Madsen , 2010)

 

  1. McGaughey.
  2. Helo.
  3. Macaulay.